वर्जीनिया काउंसिल ऑन वीमेन

नीतियाँ

वर्जीनिया काउंसिल ऑन विमेन से रिकॉर्ड का अनुरोध करने के लिए, आप अपना अनुरोध निम्नलिखित पते पर भेज सकते हैं:
ग्लोरिया सेनेकल, बोर्ड प्रशासन निदेशक
1111 ई. ब्रॉड स्ट्रीट
रिचमंड, वर्जीनिया 23219
ईमेल: women@governor.virginia.gov

इसके अतिरिक्त, सूचना की स्वतंत्रता सलाहकार परिषद सूचना की स्वतंत्रता अधिनियम (FOIA) के संबंध में आपके किसी भी प्रश्न का उत्तर देने के लिए उपलब्ध है। परिषद से ईमेल द्वारा संपर्क किया जा सकता है: foiacouncil@dls.virginia.gov या फोन द्वारा (804) 225-3056 या [टोल फ्री] 1-866-448-4100 ।

वर्जिनिया सूचना की स्वतंत्रता अधिनियम के तहत अनुरोधकर्ताओं के अधिकार और महिलाओं पर वर्जीनिया काउंसिल की जिम्मेदारियां

वर्जीनिया सूचना की स्वतंत्रता अधिनियम (FOIA), § 2.2-3700 एट स्थित है। वर्जीनिया कोड का एक हिस्सा, कॉमनवेल्थ के नागरिकों और मीडिया के प्रतिनिधियों को सार्वजनिक निकायों, सार्वजनिक अधिकारियों और सार्वजनिक कर्मचारियों के सार्वजनिक रिकॉर्ड तक पहुँच की गारंटी देता है।

सार्वजनिक रिकॉर्ड कोई भी लेखन या रिकॉर्डिंग होता है - चाहे वह कागजी रिकॉर्ड हो, इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइल हो, ऑडियो या वीडियो रिकॉर्डिंग हो, या कोई अन्य फ़ॉर्मेट हो - जिसे सार्वजनिक व्यवसाय के लेनदेन में किसी सार्वजनिक निकाय या उसके अधिकारियों, कर्मचारियों या एजेंट के पास तैयार किया गया हो या उसके स्वामित्व में हो। सभी सार्वजनिक रिकॉर्ड खुले हुए माने जाते हैं, और उन्हें सिर्फ़ तभी रोका जा सकता है, जब कोई खास, वैधानिक छूट लागू हो।

जानकारी की स्वतंत्रता अधिनियम (FOIA) की नीति कहती है कि जानकारी की स्वतंत्रता अधिनियम (FOIA) का उद्देश्य सभी व्यक्तियों में सरकारी गतिविधियों के प्रति जागरूकता बढ़ाना है। इस नीति को आगे बढ़ाने के लिए, जानकारी की स्वतंत्रता अधिनियम (FOIA) यह आवश्यक बनाता है कि कानून की व्याख्या उदारतापूर्वक की जाए, ताकि पहुँच का समर्थन हो, और सार्वजनिक रिकॉर्ड को रोकने की अनुमति देने वाली किसी भी छूट की व्याख्या संकीर्ण रूप से की जानी चाहिए।

आपके जानकारी की स्वतंत्रता अधिनियम (FOIA) संबंधी अधिकार

आपको सार्वजनिक रिकॉर्ड या दोनों की जांच करने या उनकी कॉपियां पाने का अनुरोध करने का अधिकार है।

आपको यह अनुरोध करने का अधिकार है कि अनुरोध किए गए रिकॉर्ड के लिए किसी भी शुल्क का पहले से अनुमान लगाया जाए।
अगर आपको विश्वास है कि आपके जानकारी की स्वतंत्रता अधिनियम (FOIA) संबंधी अधिकारों का उल्लंघन हुआ है, तो आप जानकारी की स्वतंत्रता अधिनियम (FOIA) के अनुपालन को सुनिश्चित करने के लिए ज़िला या सर्किट न्यायालय में याचिका दायर कर सकते हैं।

वर्जीनिया काउंसिल ऑन वुमेन से रिकॉर्ड के लिए अनुरोध करना

आप यू.एस. मेल, फैक्स, ई-मेल, व्यक्तिगत रूप से या फोन पर रिकॉर्ड का अनुरोध कर सकते हैं। जानकारी की स्वतंत्रता अधिनियम (FOIA) के लिए यह आवश्यक नहीं है कि आपका अनुरोध लिखित रूप में हो, और न ही आपको विशेष रूप से यह बताने की आवश्यकता है कि आप जानकारी की स्वतंत्रता अधिनियम (FOIA) के तहत रिकॉर्ड का अनुरोध कर रहे हैं।
- व्यावहारिक दृष्टिकोण से, आपके और आपके अनुरोध को प्राप्त करने वाले व्यक्ति दोनों के लिए यह सहायक हो सकता है कि आप अपने अनुरोध को लिखित रूप में प्रस्तुत करें। यह आपको अपने अनुरोध का रिकॉर्ड बनाने की अनुमति देता है। यह हमें यह भी स्पष्ट रूप से बताता है कि आप किन रिकॉर्ड्स का अनुरोध कर रहे हैं, ताकि मौखिक अनुरोध में कोई गलतफहमी न हो। हालाँकि, अगर आप इसे लिखित रूप में प्रस्तुत नहीं करने का निर्णय लेते हैं, तो हम आपके जानकारी की स्वतंत्रता अधिनियम (FOIA) अनुरोध का उत्तर देने से इनकार नहीं कर सकते।
आपके अनुरोध को उन रिकॉर्डों की पहचान करनी चाहिए जिनकी आप "उचित विशिष्टता" के साथ मांग रहे हैं। यह एक सामान्य ज्ञान मानक है। यह आपके द्वारा अनुरोध किए जा रहे रिकॉर्ड की मात्रा या संख्या को संदर्भित या सीमित नहीं करता है; इसके बजाय, इसके लिए आवश्यक है कि आप पर्याप्त रूप से विशिष्ट हों ताकि हम उन रिकॉर्डों की पहचान कर सकें और उनका पता लगा सकें जिन्हें आप ढूंढ रहे हैं।
आपके अनुरोध को मौजूदा रिकॉर्ड या दस्तावेज़ों के लिए पूछना चाहिए। FOIA आपको रिकॉर्ड देखने या कॉपी करने का अधिकार देता है; यह ऐसी स्थिति पर लागू नहीं होता है जहाँ आप Virginia काउंसिल ऑन वीमेन के काम के बारे में सामान्य सवाल पूछ रहे हैं, और न ही इसके लिए Virginia काउंसिल ऑन वीमेन को ऐसा रिकॉर्ड बनाने की ज़रूरत है जो मौजूद नहीं है।
आप बिज़नेस के नियमित कोर्स में वर्जीनिया काउंसिल ऑन वीमेन द्वारा इस्तेमाल किए जाने वाले किसी भी फ़ॉर्मेट में इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड प्राप्त करना चुन सकते हैं।
- उदाहरण के लिए, अगर आप किसी Excel डेटाबेस में बनाए गए रिकॉर्ड का अनुरोध कर रहे हैं, तो आप उन रिकॉर्ड्स को इलेक्ट्रॉनिक रूप से, ईमेल के जरिए या कंप्यूटर डिस्क पर प्राप्त करने का विकल्प चुन सकते हैं, या उन रिकॉर्ड की एक प्रिंटेड कॉपी प्राप्त कर सकते हैं
अगर आपके अनुरोध के बारे में हमारे कोई प्रश्न हैं, तो कृपया यह स्पष्ट करने के लिए स्टाफ़ की कोशिशों में सहयोग करें कि आप किस तरह के रिकॉर्ड ढूंढ रहे हैं, या किसी बड़े अनुरोध के जवाब के बारे में किसी उचित अनुबंध तक पहुँचने की कोशिश करें। FOIA अनुरोध करना कोई विरोधात्मक प्रक्रिया नहीं है, लेकिन हमें आपके अनुरोध पर आपसे चर्चा करने की आवश्यकता हो सकती है, ताकि हम यह समझ सकें कि आप क्या रिकॉर्ड मांग रहे हैं।

आपके अनुरोध का जवाब देने में महिलाओं की ज़िम्मेदारियों पर वर्जीनिया काउंसिल

वर्जीनिया काउंसिल ऑन वीमेन को आपके अनुरोध का जवाब मिलने के पांच कार्य दिवसों के अंदर देना होगा। "पहला दिन" आपका अनुरोध प्राप्त होने के अगले दिन माना जाता है। पांच दिन की अवधि में सप्ताहांत या छुट्टियां शामिल नहीं हैं।
वर्जीनिया काउंसिल ऑन वीमेन से सार्वजनिक रिकॉर्ड के लिए आपके अनुरोध का कारण अप्रासंगिक है, और इससे पहले कि हम आपके अनुरोध का जवाब दें, हम आपसे यह नहीं पूछ सकते कि आपको रिकॉर्ड क्यों चाहिए। हालांकि, FOIA वर्जीनिया काउंसिल ऑन वीमेन से संपर्क करने की अनुमति देता है, ताकि आप अपना नाम और कानूनी पता दे सकें।
FOIA के अनुसार यह आवश्यक है कि वर्जीनिया काउंसिल ऑन वुमेन आपके अनुरोध पर पांच दिन की समयावधि के भीतर निम्नलिखित में से कोई एक प्रतिक्रिया दे:
- हम आपको वे रिकॉर्ड पूरी तरह से उपलब्ध कराते हैं, जिनका आपने अनुरोध किया है।
- हम आपके द्वारा अनुरोधित सभी रिकॉर्ड रोक रहे हैं, क्योंकि सभी रिकॉर्ड एक विशेष वैधानिक छूट के अधीन हैं। अगर सभी रिकॉर्ड रोके जा रहे हैं, तो हमें आपको लिखित रूप में उत्तर भेजना होगा। उस लिखित दस्तावेज़ में रोके जा रहे रिकॉर्ड्स की मात्रा और विषय-वस्तु की पहचान होनी चाहिए, और Virginia कोड के उस विशिष्ट अनुभाग का उल्लेख होना चाहिए जो हमें रिकॉर्ड्स को रोकने की अनुमति देती है।
- हम आपके द्वारा अनुरोधित कुछ रिकॉर्ड प्रदान करते हैं, लेकिन अन्य रिकॉर्ड रोक कर रखते हैं। अगर केवल इसके एक हिस्से पर छूट लागू होती है, तो हम पूरे रिकॉर्ड को रोक नहीं सकते। ऐसी स्थिति में, हम रिकॉर्ड के उस हिस्से को संपादित कर सकते हैं जिसे रोका जा सकता है, और आपको बाकी रिकॉर्ड प्रदान करना होगा। हमें आपको Virginia कोड के विशिष्ट अनुभाग का उल्लेख करते हुए एक लिखित उत्तर प्रदान करना होगा, जो अनुरोधित रिकॉर्ड के कुछ हिस्सों को रोकने की अनुमति देता है।
- अगर वर्जीनिया काउंसिल ऑन वीमेन के लिए पांच दिन की अवधि में आपके अनुरोध का जवाब देना व्यावहारिक रूप से असंभव है, तो हमें इसे लिखित रूप में बताना होगा, जिसमें उन स्थितियों के बारे में बताया जाएगा, जिनसे जवाब असंभव हो जाता है। इससे हमें आपके अनुरोध का जवाब देने के लिए सात और कार्यदिवस मिलेंगे, जिससे हमें आपके अनुरोध का जवाब देने के लिए कुल 12 कार्यदिवस मिलेंगे।
यदि आप बहुत बड़ी संख्या में रिकॉर्ड के लिए अनुरोध करते हैं, और हमें लगता है कि हम अपनी अन्य संगठनात्मक जिम्मेदारियों को बाधित किए बिना 12 दिनों के भीतर आपको रिकॉर्ड उपलब्ध नहीं करा सकते हैं, तो हम आपके अनुरोध का जवाब देने के लिए अतिरिक्त समय के लिए अदालत में याचिका दायर कर सकते हैं। हालांकि, FOIA के अनुसार, हमें अदालत में जाकर अधिक समय मांगने से पहले उत्पादन या रिकॉर्ड के संबंध में आपके साथ समझौते पर पहुंचने के लिए उचित प्रयास करना होगा।

लागतें

आपको उन रिकॉर्ड्स के लिए भुगतान करना पड़ सकता है, जिन्हें आप वर्जीनिया काउंसिल ऑन वीमेन से अनुरोध करते हैं। FOIA हमें FOIA अनुरोधों का जवाब देने की वास्तविक लागत के लिए शुल्क लेने की अनुमति देता है। इसमें वे आइटम शामिल होंगे जैसे अनुरोध किए गए रिकॉर्ड खोजने में स्टाफ का समय, कॉपी करने का खर्च, या अनुरोध किए गए रिकॉर्ड की सप्लाई से सीधे संबंधित कोई भी अन्य लागत। इसमें सामान्य ओवरहेड लागत शामिल नहीं हो सकती।
अगर हम अनुमान लगाते हैं कि आपके अनुरोध का उत्तर देने में $200 से अधिक का खर्च होगा, तो हम आपके अनुरोध पर आगे बढ़ने से पहले आपको एक जमा राशि का भुगतान करने की आवश्यकता कर सकते हैं, जो अनुमानित राशि से अधिक नहीं होगी। आपके अनुरोध का जवाब देने के लिए हमारे पास जो पांच दिन होते हैं, उनमें वह समय शामिल नहीं होता जब हम डिपॉजिट मांगते हैं और जब आप जवाब देते हैं।
आप अनुरोध कर सकते हैं कि हम आपके द्वारा अनुरोधित रिकॉर्ड की आपूर्ति के लिए शुल्क का अग्रिम अनुमान प्रदान करें। यह आपको किसी भी लागत के बारे में पहले से जानकारी देगा, या अनुमानित लागत को कम करने के प्रयास में अपने अनुरोध को संशोधित करने का अवसर प्रदान करेगा।
यदि आपको पिछले FOIA अनुरोध के तहत हमें पैसे देने हैं, जिसका भुगतान 30 दिनों से अधिक समय से नहीं किया गया है, तो वर्जीनिया काउंसिल ऑन विमेन को आपके नए FOIA अनुरोध पर प्रतिक्रिया देने से पहले पिछले देय बिल का भुगतान करने की आवश्यकता हो सकती है।

कोई सार्वजनिक निकाय, अनुरोध किए गए रिकॉर्ड को ऐक्सेस करने, डुप्लीकेट करने, सप्लाई करने या खोजने में होने वाले अपने वास्तविक खर्च से ज़्यादा खर्च न करने के लिए उचित शुल्क ले सकता है। कोई भी सार्वजनिक निकाय रिकॉर्ड बनाने या उसे बनाए रखने या सार्वजनिक निकाय के सामान्य कारोबार से जुड़े सामान्य खर्चों की भरपाई करने के लिए कोई बाहरी, मध्यस्थ, या अतिरिक्त शुल्क या खर्च नहीं लगाएगा। किसी सार्वजनिक निकाय द्वारा लिया जाने वाला कोई भी डुप्लीकेटिंग शुल्क, डुप्लीकेशन की वास्तविक लागत से अधिक नहीं होगा। अनुरोध किए गए रिकॉर्ड की सप्लाई के लिए सभी शुल्कों का अनुमान नागरिक के अनुरोध पर पहले से ही लगाया जाएगा, जैसा कि § 2 के सबसेक्शन F में बताया गया है। वर्जीनिया कोड का 2-3704 ।

आमतौर पर इस्तेमाल किए जाने वाले अपवाद

वर्जीनिया कोड की मदद से कोई भी सार्वजनिक निकाय, सार्वजनिक जानकारी से जुड़े कुछ रिकॉर्ड वापस ले सकता है। वर्जीनिया काउंसिल ऑन वीमेन आमतौर पर इन छूटों के साथ रिकॉर्ड वापस ले लेता है:

कार्मिक रिकॉर्ड (§ 2। 2-3705। 1 (वर्जीनिया कोड का 1)
रिकॉर्ड्स अटॉर्नी क्लाइंट के विशेषाधिकार (§ 2) के अधीन हैं। 2-3705। 1 (2)) या वकील कार्य उत्पाद (§ 2.2-3705.1 (3))
वेंडर की मालिकाना जानकारी (§ 2। 2-3705। 1 (6))
कॉन्ट्रैक्ट दिए जाने से पहले, बातचीत और कॉन्ट्रैक्ट दिए जाने से संबंधित रिकॉर्ड (§ 2। 2-3705। 1 (12))